ถ้าเราเคยได้ยินว่าโปรแกรมฐานข้อมูลนั้นใช้งานยาก และต้องมีความเข้าใขในการเขียนโปรแกรมด้วย คำกล่าวนี้ไม่เป็นจริงสำหรับโปรแกรม Access เนื่องจากโปรแกรมนี้ สามารถสร้างโปรแกรมฐานข้อมูลขึ้นมาได้ โดยที่เราไม่จำเป็นต้องไปศึกษารายละเอียดในการเขียนโปรแกรมให้ยุ่งยาก และโปรแกรม Access ยังมีเครื่องมือต่างๆ ที่เรียกว่า วิซาร์ด (Wizard) ที่ช่วยในการทำงานต่างๆ ให้รวดเร็วยิ่งขึ้นด้วย สรุปคือเราสามารถสร้างโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลขึ้นมาได้อย่างรวดเร็ว
สำหรับนักพัฒนาโปรแกรมมืออาชีพแล้ว โปรแกรม Access นั้นยังมีความสามารถต่างๆ ที่ตอบสนองความต้องการในระดับสูง เช่น เชื่อมต่อกับระบบฐานข้อมูลอื่นๆ ได้ง่าย การสร้างโปรแกรมฐานข้อมูลบนระบบเครือข่าย การนำข้อมูลในฐานข้อมูลออกเผยแพร่บนอินเทอร์เน็ต ซึ่งทำได้ง่ายดาย และยังมีภาษาโปรแกรม VBA ให้ใช้ ถ้าต้องการสร้างระบบจัดการฐานข้อมูลที่มีความซับซ้อนมากขึ้น นอกจากนี้โปรแกรม Access ยังสนับสนุน XML ซค่งเป็นภาษามาตรฐานที่หลายๆ โปรแกรมรองรับ จึงทำให้การแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างโปรแกรม Access กับโปรแกรมอื่นๆ ทำได้สะดวกมากขึ้น
โปรแกรม Microsoft Access เป็นชุดโปรแกรมระบบการจัดการฐานข้อมูลแบบสัมพันธ์ (RDBMS: Relational Database Management System)
ฐานข้อมูล Access ประกอบด้วยชิ้นส่วนหรือวัตถุ ดัังนี้
- ตาราง (ตาราง) ใช้สำหรับ เก็บข้อมูล
- แบบสอบถาม (Queries) ใช้สำหรับ ค้นหาและแสดงเฉพาะข้อมูลที่ต้องการ
- ฟอร์ม (Forms) ใช้สำหรับ ดูข้อมูล เพิ่มและปรับปรุงข้อมูลในตาราง
- รายงาน (Reports) ใช้สำหรับ วิเคราะห์หรือสรุปผลข้อมูลเพื่อพิมพ์รายงานตามแบบที่กำหนด
